November 11, 2013

Las técnicas para evitar "perder el tiempo" en el trabajo

¿Cuántas veces piensas en que has perdido el tiempo? ¿Has sentido que al terminar un día de trabajo simplemente no has hecho nada?  Esas sensaciones son comunes en la gente que trabaja y que cumple con las múltiples actividades de la vida contemporánea. Mientras unos sienten que la vida no les alcanza, otros consiguen ir al gimnasio, hacer deportes, tienen tiempo para ir al teatro, son eficientes en su trabajo y además, les va profesional y económicamente bien. Detrás de un trabajo o profesión exitosos, existe siempre un plan objetivo, y una de las técnicas de las personas con éxito es que controlan su tiempo.

Las técnicas de time management no son "estupideces de los libros de autoayuda", sino ejercicios muy profesionalizados que se aplican en empresas de primer nivel mundial. .
Se trata de la adquisición de hábitos que permiten organizar tu tiempo de manera coordinada y eficiente, de tal manera que hagas un buen trabajo, tengas tiempo para recrearte y para disfrutar de tus afectos.
Jorge Zuazola es el fundador de Spanish Leadership, un grupo de formación por donde han pasado cientos de profesionales de España, que han encontrado en las técnicas ofrecidas por este experto una verdadera alternativa para organizar el tiempo, ser productivo y así alcanzar objetivos profesionales y económicos.
"La gente no alcanza el éxito porque no se pone objetivos", dice Zuazola desde Alemania, donde vive hace varios años y donde descubrió que la eficiencia de ese país está muy relacionada con la organización del tiempo.
"Los alemanes dicen 'Zeit ist leben, leben ist Zeit', que significa: 'tiempo es vida, vivir es tiempo'" explica el fundador de Spanish Leadership, quien se ha formado en el Reino Unido y tiene una larga experiencia internacional en empresas de primera línea, como KPMG y Adidas, entre otras..
Inspirado por el gurú alemán sobre el manejo del tiempo, Lothar Seiwert, autor de uno de los más famosos libros sobre time management: La estrategia del oso, Zuazola explica que "la falta de tiempo es el argumento de los desorganizados, de los que se van a la cama sin saber lo qué harán al día siguiente, y lo que ocurre es que al día siguiente tienen un día perdido por falta de planificación".

Una tabla de Excel: el camino del éxito
"Todos tenemos 168 horas a la semana. Si duermes 7 horas cada día, ya tienes 49 horas consumidas, eso es el 29% de tu tiempo", dice Zuazola.
Las 24 horas del día se pueden organizar, el tiempo que dormimos, cuánto le dedicamos a almorzar o tomar un café, cuánto tiempo demoramos en camino al trabajo, qué actividades se pueden realizar en ese lapso. Todo puede volcarse sobre una tabla de Excel en la que se organicen 7 columnas de 24 casilleros cada una: los 7 días y las 24 horas de cada uno de ellos.
"Los organizados planifican el día siguiente la noche anterior durante 5 minutos después de cenar" sostiene Zuazola. Para organizar el tiempo, el experto sugiere utilizar recursos concretos.
La matrices 'URGENTE' e 'IMPORTANTE' son el punto de partida de la organización. Volcar por escrito todo aquello que se quiere realizar al día siguiente y dejarlo listado con una primera selección que separe aquello que se debe hacer por tiempos, y aquello que es relevante y estratégico.
Zuazola recomienda usar el concepto del mapa mental que se rige por colores; "color verde, productivo; color amarillo, ya no eres productivo; color rojo, inaceptable".
Con ese mapa y una planificación rutinaria volcada en una hoja de Excel, se puede conseguir una organización del tiempo. "Tienes que controlar el tiempo, cada día, cada semana del año", recomienda Zuazola.
"Desde que te levantas hasta las 22, todo lo que has hecho durante el día... luego tienes que computar por clases, por ejemplo, qué porcentaje del tiempo dedicas a dormir, a estar en camino a tu trabajo, se categoriza", sostiene el fundador de Spanish Leadership.
El secreto de cualquier proyecto, idea o empresa está en la planificación, y lo paradójico es que, en general, no pensamos en que el tiempo es un elemento finito.
"La gente no sabe gestionar el tiempo" dice Zuazola, y considera que el time management es "esperanza para el mundo latino. Los alemanes no son muy buenos en la gestión del tiempo, son muy lentos, pero muy autodisciplinados".
En América Latina, estas técnicas tienen escaso arraigo, y para el experto, hay una parte cultural que tiene que ver con el "ya veremos", que caracteriza a la región, por eso, el ejercicio de planificar el tiempo, al menos en el trabajo, permitiría ganar en calidad de vida, en la armonización que alguna vez nos contaron: 8 horas para el trabajo, 8 para el ocio y 8 para el descanso.

Puntos importantes.
1- Haz una hoja de Excel con 7 columnas y 24 casilleros que representan las 168 horas de la semana.
2- Dedica 5 minutos de la noche, antes de dormir, para anotar lo que debes hacer al día siguiente.
3- Haz una matriz de 'Urgente' e 'Importante'. Allí pones lo que debes hacer.
4- Utiliza los mapas de colores: el verde para lo que debes hacer; el amarillo para lo que no es urgente, y el rojo para definir lo que es "improductivo" o será tiempo perdido.
5- Construye tu semana y evalúa el resultado de lo que pasó para que puedas comparar y mejorar tu eficiencia.

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